Theo đó, toàn bộ tài liệu ở cơ quan, tổ chức phải được xác định giá trị thực tiễn, giá trị khoa học và giá trị lịch sử. Những tài liệu có giá trị phải được định thời hạn bảo quản, những tài liệu hết giá trị phải được xem xét loại hủy. Việc xét hủy tài liệu hết giá trị phải tiến hành thận trọng, bảo đảm chính xác, đúng quy trình, thủ tục.

Theo Hướng dẫn, xác định giá trị tài liệu là việc xác định giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là loại tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian, bao gồm Tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình, mục tiêu trọng điểm quốc gia; về nhà đất và tài liệu khác. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp trên và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy và tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu, khoa học, lịch sử.

Cũng theo Hướng dẫn, việc tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu chuẩn và công cụ xác định giá trị tài liệu bao gồm: Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản, danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; danh mục thành phần tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử để hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Trong quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại văn thư; căn cứ vào danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức tiến hành lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ, loại những tài liệu, giấy tờ không thuộc thành phần ra khỏi hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ được lập trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Cuối năm, từng đơn vị, cá nhân thống kê các hồ sơ đã lập trong năm thống kê mục lục để giao nộp cho lưu trữ cơ quan.

Để xác định được loại tài liệu lưu trữ ở cơ quan hay tài liệu lưu trữ ở Lưu trữ lịch sử; tổ chức xét hủy tài liệu, cần phải lập kết hoạch, thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Phạm Lưu